e-Fatura, e-Arşiv ve e-Defter: Küçük İşletme İçin Kısa Sözlük

Elektronik belge sistemleri her yıl biraz daha geniş bir mükellef grubunu kapsıyor. Hangi işletmenin hangi uygulamaya, ne zaman geçmek zorunda olduğu Gelir İdaresi duyurularıyla belirlenir ve değişebilir. Aşağıdaki sözlük genel bir tanım verir; kendi işletmeniz için zorunluluğu mutlaka güncel duyurulardan ve müşavirinizden doğrulayın.

e-Fatura

Karşılıklı olarak e-Fatura sistemine kayıtlı mükellefler arasında kesilen, kâğıda basılmadan elektronik ortamda iletilen faturadır. Her fatura Gelir İdaresi sistemi üzerinden alıcıya ulaşır. Geçiş için bir özel entegratör ya da Gelir İdaresi portalı kullanılabilir; kullanım ücreti entegratörün tarifesine bağlıdır.

e-Arşiv Fatura

e-Fatura mükellefi olmayan alıcılara, örneğin tüketicilere kesilen elektronik faturadır. Belgenin alıcıya e-posta ya da kâğıt çıktıyla iletilmesi ayrıca düzenlenmiştir. Kesilen belgelerin saklanması ve gerektiğinde ibrazı mükellefin sorumluluğundadır.

e-Defter

Yevmiye ve kebir defterlerinin kâğıt yerine elektronik ortamda tutulmasıdır. Defterler belirli dönemlerde imzalanır ve yüklenir; yükleme tarihleri Gelir İdaresi duyurularına göre değişebilir. e-Defter, muhasebe kaydının doğruluğunu ve düzenli olmasını bekler; bu yüzden belgelerin kayda zamanında ulaşması önem taşır.

e-İrsaliye ve diğerleri

Malın taşınmasında kullanılan irsaliyenin elektronik karşılığı e-İrsaliye uygulamasıdır; e-Müstahsil makbuzu, e-Serbest meslek makbuzu ve e-Bilet gibi benzer uygulamalar da vardır. Hepsinin kapsamı ve zorunluluğu farklıdır.

Geçişte nelere bakılır?

İşletmenin faaliyet konusuna ve cirosuna göre zorunluluk durumu; özel entegratör seçimi ve ücreti; portal kullanıcı bilgilerinin güvenli saklanması; fatura şablonlarının ve müşteri bilgilerinin doğruluğu; belge saklama yükümlülüğü. İlk faturaları birlikte gözden geçirmek, sonradan düzeltme yazılarını azaltır.

Ne zaman müşavire sorulmalı?

Geçiş zorunluluğuyla ilgili bir yazı aldığınızda, yeni bir faaliyet eklediğinizde ya da işletmenizin ciro durumu değiştiğinde. Zorunluluğun başlangıç tarihleri ve istisnalar mevzuatta açık yazar; bu yazıyı kendi başınıza yorumlamak yerine yazılı bir kontrol isteyin.